製造企業ERP系統中 物料代碼的重要作用

物料代碼就是用代碼來代表物料，每個物料有一個惟一的代碼。物料的代碼相當於人的身份證號碼。在物料繁多的企業內，物料代碼非常重要，在ERP系統中，物料代碼是系統運作的基礎料。一個物料代碼會有很多屬性。

1、物料代碼的作用

(1) 增進物料資料的準確性。物料的領用、發放、請購、跟催、盤點、儲存、保管、 記賬等一切物料管理事務性的工作均通過物料代碼查核，物料管理較容易，準確率高，物料名稱混亂的情況就不至於發生了。

(2) 提高物料管理的效率。物料管理中，用物料代碼代替文字的記錄，各種物料管理事務簡單省事，效率增高。

(3) 有利於ERP系統的管理。物料全部編號，配合電腦化系統處理，檢索、分析、查詢、計算都非常方便，效率變得非常高。

(4) 減低物料庫存、降低成本。 物料代碼有利於物料存量的控制，有利於呆滯廢料的防止，並提高物料活動的工作效率，減少資金的積壓，降低成本。

(5) 防止各種物料舞弊事件的發生。對物料進出容易追蹤，物料記錄也非常正確，物料儲存保管有序，可以減少或防止物料舞弊事件的發生。

(6) 便於物料的領用。每種物料都有惟一的料號，對物料的領用與發放非常方便，並能減少出錯率。

2、建立物料代碼的注意事項

(1) 每一個物料代碼只能定義惟一的一個料件。

(2) 無論差異是多幺的微小，不同的料件要有不同的物料代碼。

(3) 任何料件若需要儲存或生產過程中產生明確的半成品需要管理，一定要定義獨立的物料代碼。

(4) 如果零部件在生產線上需繼續製造，不要轉入倉庫進行儲存，且在生產過程中也不要獨立管理的，則不需定義新的物料代碼。

(5) 虛項是一個特殊的、暫時的、虛擬的物料代碼。

(6) 建立公司內部的物料代碼制度，並且固守公司的物料代碼制度。

(7) 公司外部的物料代碼，永遠不要當做公司內部的物料代碼。

(8) 避免在物料代碼中使用特殊符號。

(9) 再好不要使用有意義的物料代碼。

3、有意義的物料代碼與無意義的物料代碼

傳統的物料代碼都是採用有意義的編碼方法，國內在五六年前這樣的做法很普遍，我也做夠這類的案例，但是，教訓是很嚴重的。實際上，直到目前仍有許多公司認為他們需要一套有意義的編碼系統，這往往在具體的業務部門如物流、庫管、採購等部門，很多人堅持手工業務狀態下的老習慣，往往會給編碼規則制定者很大的心理壓力。但是，實際上的意義是很有限的。純粹的經驗往往就是陷阱。

當然，如果物料代碼不是太多，有意義的物料代碼的確可以幫助記憶。而事實上一個製造類工廠，尤其是高科技電子製造類的，物料數量，原料加零件加組件及許許多多的半成品和成品，動輒數千件，上萬件，甚至幾十萬。如此多的料件即使賦予很精確的意義，也常常需要一張巨長無比的對照表來核對，針對這些有特定意義的物料代碼做譯碼用。其價值不但很少，而且一點也不切實際。


而且現在產品的生命週期傾向短暫，若要增加新產品，原有的有意義的物料代碼往往會不適用，物料的各個屬性之間在含義描述上會形成盤根錯節的關聯，導致屬性之間的關聯度太高，若想要修訂，牽一髮而動全身，讓管理和維護者瞻前顧後，無所適從，花費的成本反而非常高昂。

因此建議物料代碼儘量依順序編號，物料代碼與料件的規格、性質、特徵都不相關。這樣做的優勢是非常明顯的：

(1) 不需設計，容易管理。

(2) 不需將任何含義放入物料代碼之中。

(3) 代碼獨立於料件之描述及類別之外。

(4) 永遠不會缺乏有效可用的物料代碼。

(5) 關於物料代碼的技術文件，目錄的建立及修正較容易。

4、長或短的物料代碼

物料代碼越短越好。優點：

(1) 造成錯誤的可能性越少。

(2) 縮短輸入所費的時間。

(3) 看一眼就容易記住。依順序、無特殊含義的數字物料代碼，可讓我們建立最短的料號系統。

5、物料代碼建立原則

總而言之，物料代碼的制訂和維護一定要遵守如下原則：

(1) 物料代碼中絕對不要包含料品的特定意義，如果確有必要，將料品的意義放在料品描述及分類碼中。

(2) 使用盡可能少的位數，簡單是至高無上的原則。

(3) 物料代碼中不得包含特殊符號。

(4) 對於新物料代碼的認定和維護要通過確定的工作步驟來控制，數據維護小組的角色要十分明確，選擇頭腦清楚的人負責。

(5) 物料與代碼一一對應，絕對不要僥倖。

(6) 代碼的建立要遵循大家公認的最合理的規律，並且留有可擴展的餘地，以備未來不時之需。

(7) 物料編號應有適合本企業主要部門的員工使用的組織順序，做到容易記憶，方便查詢、輸入、檢索。

(8)無論任何時候，堅決杜絕對無聊編碼規則的隨意更改，態度要堅定不移。

來源：賽迪網 作者：chlvud